Os 5 principais problemas que tiram o sono de empreendedores

Ao abrir um novo negócio, os primeiros passos do empreendedor costumam ser determinantes para a saúde da empresa em sua infância de até dois anos, período em que segundo o Sebrae 25% delas fecham as portas. 

Francine Nonaka, CEO da desenvolvedora de software Dzyon S/A, elencou os 5 principais problemas que tiram o sono de empreendedores em relação a sistemas de gestão - e que afetam um dos momentos mais críticos da vida de um negócio. "São reclamações recorrentes que ouço o tempo todo de empreendedores de startups ou pequenas empresas", diz a executiva, "e que surpreendem por se basear em mitos ou se resumir a situações facilmente equacionáveis." 

1- "Software de gestão é tão difícil de usar que eu teria de gastar o dia todo nisso."

Novos empreendedores tendem a considerar que quando o negócio é ainda jovem e sem grande volume, qualquer aplicativo de gestão serve - especialmente os gratuitos ou genéricos de muito baixo custo. Acabam pegando programas com falhas, sem sinergia com especificidades do seu negócio e sem integração a outros sistemas da empresa. Alguns são quase impossíveis de entender e, normalmente, não há suporte técnico. Resultado: são abandonados e o gestor passa a tentar gerenciar usando planilhas feitas em casa.

2- "Cada planilha diz uma coisa - e nenhum de nós confia mais em nenhuma delas."

Controlar a empresa com base em planilhas é até possível, mas a perda de tempo e os erros são inevitáveis. Se há mais de uma pessoa na empresa, há mais de uma planilha - o que leva dados a serem duplicados e sua atualização a se transformar em experiência frustrante e perigosa. Como não há forma de manter a consistência de informações entre documentos, uma boa estratégia pode dar em nada por falhas banais, como uma fórmula errada. Resultado: os gestores gastam energia e pessoal atualizando documentos e mesmo assim correm o risco do colega ao lado estar trabalhando na mesma coisa com resultados diferentes. O empreendedor perde a confiança nas informações de que dispõe.

3- "Era negócio para salvar o ano - mas perdi porque a cotação do dólar estava errada."

Substitua "dólar" por qualquer outro insumo, imposto ou serviço necessário em um orçamento e terá um painel abrangente de como um item pode ser a diferença entre uma boa e uma má negociação. Aqui, a questão enfrentada é que tanto aplicativos genéricos quanto planilhas não oferecem uma condição básica para os negócios no século 21: atualização em tempo real. Sem isso, mudanças pontuais no mercado podem só ser sentidas quando tarde demais. Resultado: perda de negócios ou sua realização com prejuízo, o que leva o empreendedor a criar planilhas cada vez mais complexas (e mais propensas a erros) e a envolver mais pessoal em tarefas robotizantes.

4- "Tomo decisões baseado só em feeling - a visão geral da empresa está na minha cabeça."

Com mais pessoal envolvido e mais planilhas complexas em jogo, um ponto que sempre emerge em startups ou pequenos negócios é o de confiança não só nas informações, mas nos próprios colegas. É natural que nem todos os dados da empresa estejam disponíveis para todos os colaboradores. A solução é não dar acesso a certos documentos, mas e quando alguém não autorizado precisa modificá-los? A tendência é duplicar a planilha - e em pouco tempo a empresa tem centenas de documentos iguais com conteúdos diferentes. Além de gerar clima de desconfiança, não permite que o empreendedor tenha visão completa dos processos. Resultado: brigas em potencial, atrasos e desvios de objetivos em tomadas de decisão, muitas vezes feitas de forma aleatória.

5- "ERP? Imagine. O preço é mais alto que meu faturamento."

Por vezes, mesmo com o caos instalado graças às planilhas e aplicativos grátis da web, o empreendedor teme usar softwares integrados de gestão - os chamados ERPs - por intuir que custam caro, exigem funcionários especializados e só fazem sentido para grandes empresas. Ao acreditar em um mito que remonta aos anos 90, é comum o empreendedor deixar de buscar alternativas, se contentando com o que já tem. Resultado: estresse para os administradores, que acabam gastando tempo e energia para remendar situações insustentáveis – e perdendo o foco do principal, que é ser empresário.